Monthly Archives: October 2013

Materi Pemusnahan Rekam Medis

RETENSI, PENILAIAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF

1. PENGERTIAN
Ruangan penyimpanan Rekam Medis perlu direncanakan saat rumah sakit tersebut dibangun, agar luas yang diperlukan cukup untuk jangka waktu penyimpanan Rekam Medis yang direncanakan.
Rekam Medis inaktif adalah berkas yang telah disimpan minimal selama 5 tahun di unit kerja Rekam Medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau telah 5 tahun setelah meninggal dunia. ( Surat Edaran Dirjen Yanmed tentang juknis pemusnahan arsip R M di rumah sakit No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995). Berarti pasien tersebut telah 5 tahun tidak datang lagi berobat ke RS sehingga berkasnya dinyatakan inaktif.
Tujuan penyusutan R M ;
 Mengurangi jumlah berkas Rekam Medis yang semakin bertambah dengan berkas Rekam Medis pasien baru
 Menyiapkan fasilitas/ rak untuk berkas Rekam Medis baru
 Tetap menjaga mutu pelayanan dengan mempercepat penyiapan Rekam Medis jika sewaktu-waktu diperlukan
 Menyelamatkan berkas Rekam Medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna atau nilai gunanya turun.
2. TAHAP PELAKSANAAN
a. Pemilahan dan Pemindahan Berkas R M Inaktif
a) Pemilahan berkas Rekam Medis Inaktif
 Pemilahan dilakukan oleh petugas Rekam Medis
 Pemilahan berkas Rekam Medis Inaktif 5 tahun
b) Pemindahan berkas Rekam Medis Inaktif dari tempat penyimpanan berkas RM Aktif ke inaktif

b. Penilaian berkas Rekam Medis Inaktif
a) Penilaian dilakukan oleh tim pemusnah Rekam Medis yang dibentuk berdasarkan keputusan Direktur RS
Tim pemusnah beranggotakan sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur-unsur:
• Ketata usahaan/ Kearsipan
• Unit Penyelenggaraan Rekam Medis
• Instalansi Pelayanan
• Komite Rekam Medis
b) Pemilahan berkas Rekam Medis Inaktif yang mempunyai sifat khusus (tabel retensi)

JADWAL RETENSI BERKAS R M
NO KELOMPOK AKTIF INAKTIF
UMUM & KHUSUS R.JALAN R.INAP R.JALAN R.INAP
1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH
2 MATA 5 10 2 2
3 JIWA 10 5 5 5
4 ORTHOPEDI 10 10 2 2
5 KUSTA 15 15 2 2
6 KETERGANTUNGAN OBAT 15 15 2 2
7 JANTUNG 0 10 2 2
8 PARU 5 10 2 2

ANAK Menurut kebutuhan tertentu
BAYI LAHIR 17 TH ( DEWASA)

KIUP, INDEKS, REGISTER Disimpan Permanen

c) Berkas Rekam Medis yang mempunyai nilai guna disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan oleh Komite Rekam Medis, tergantung kepentingan intern RS.
R M yang mempunyai nilai guna dengan indikator:
Primer: Administrasi Keuangan
Hukum Riset dan Edukasi
Sekunder Pembuktian Sejarah
Kasus–kasus lain yang dianggap perlu oleh RS seperti :Perkosaan, kasus adopsi, ganti kelamin, bayi tabung, cangkok organ, bedah plastik, dsb. Dapat di retensi lebih lama dari ketentuan umum.
c. Pemusnahan berkas Rekam Medis Inaktif
Proses penghancuran secara fisik berkas R M Inaktif yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Caranya dengan membakar habis, mencacah, daur ulang, sehingga tidak dapat lagi dikenal lagi isi dan bentuknya.
Ketentuan:
a) Buat tim pemusnah dengan SK Direktur RS
b) Berkas Rekam Medis yang mempunyai nilai guna tidak dimusnahkan, disimpan dalam jangka waktu ttt.
• Ringkasan Masuk & Keluar
• Ringkasan Klinis/ Resume
• Lembaran Operasi
• Lembaran Persetujuan
• Identifikasi bayi lahir
• Surat keterangan Lahir/Meninggal
c) Berkas Rekam Medis Inaktif yang dapat dimusnahkan dibuat daftar pertelaannya dan dilaporkan ke Direktur RS
d) Lakukan pemilahan lembaran penting dari semua berkas Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan
e) Persetujuan pemusnahan ditetapkan dengan SK Direktur RS
f) Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan itu dapat dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh Tim Pemusnah Rekam Medis
g) Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada pemilik RS dan kepada Dirjen Yanmed Depkes & Kesos RI

.

RETENSI, PENILAIAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS R M INAKTIF

(Kepala bagian R M dan Staf )
PEMILAHAN BERKAS R M
• R M INAKTIF 5 TAHUN
• R M AKTIF

(Unit penyimpanan dan pengambilan R M )
PEMINDAHAN BERKAS R M INAKTIF KE RAK INAKTIF

(Tim Pemusnah)
PENILAIAN BERKAS R M
• BERNILAI GUNA;
– Ketentuan umum
– Ketentuan khusus
– Ketentuan intern RS
• TIDAK BERNILAI GUNA

(Tim Pemusnah )
PEMILAHAN LEMBARAN PENTING
• Ringkasan Masuk & Keluar
• Ringkasan Klinis/ Resume
• Lembaran Operasi
• Lembaran Persetujuan
• Identifikasi bayi lahir
• Surat keterangan
Lahir/Meninggal

(Tim Pemusnah )
PEMUSNAHAN