Monthly Archives: March 2014

Sistem Pengarsipan Rekam Medis

BLOG I. SISTEM PENGARSIPAN REKAM MEDIS

1. PENDAHULUAN
Rekam Medis manual merupakan dokumen permanen dan legal yang harus mengandung isian yang cukup lengkap tentang identitas pasien, kepastian diagnosa dan terapi serta merekam semua hasil yang terjadi. Berkas Rekam Medis yang telah ditata dengan rapi dan lengkap merupakan berkas yang layak untuk dimanfaatkan bagi yang membutuhkan pada masa selanjutnya. Rekam Medis ini disimpan dan dijajar pada rak khusus dengan sistem tertentu hingga mudah untuk mengambilnya kembali bila diperlukan.
Isi dari Rekam Medis ini merupakan data dasar yang dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Untuk itu perlu direncanakan suatu sistem penjajaran yang sesuai untuk rumah sakit atau instalasi pelayanan kesehatan lain sehingga dapat memenuhi tujuan sebagai:
a. Alat komunikasi informasi asuhan pasien
b. Barang bukti legal berkaitan dengan penanganan penyakit pasien
c. Rincian penagihan beaya
d. Evaluasi para ahli
e. Melengkapi data klinis pasien
f. Memenuhi kebutuhan administrasi
g. Bahan penelitian dan pendidikan
h. Data dasar bagi Kesehatan Masyarakat
i. Informasi bagi pemasaran dan perencanaan untuk pengambilan keputusan
Sebagai tanggung jawab dari praktisi rekam medis maka memilih sistem penyimpanan yang baik akan memberikan pelayanan rekam medis yang baik pula
Sistem Rekam Medis merupakan rangkaian dari beberapa sistim yang ada dalam proses penyelenggaraan Rekam Medis. Proses ini dimulai sejak kedatangan pasien di tempat pendaftaran dan berakhir sesudah pasien pulang/ keluar dari institusi pelayanan kesehatan.
Sistem Pengarsipan merupakan rangkaian dari mengidentifikasi arsip dalam hal ini rekam medis dengan memberi identitas agar memudahkan dalam penggunaannya, mulai dari alfabetik, numerik/ penomoran, maupun alfanumerik. Kemudian bila telah memilih cara mengidentifikasinya , maka masuk ke bagian penjajarannya di tempat penyimpanan. Sistim penjajaran apa yang digunakan dan alat bantu apa saja yang dibutuhkan dalan penjajaran dan pengambilan kembali Rekam Medis tersebut. Perlakuan pengarsipan ini baik bagi Rekam Medis aktif maupun inaktif. Juga dijelaskan tentang penanganan Rekam Medis Inaktif.
Proses penyelenggaraan Rekam Medis secara berkesinambungan dapat dirangkai sebagai berikut:

I. PENDAFTARAN PASIEN
1. Wawancara
2. Identifikasi pasien
3. Registrasi
4. Indeks Pasien

II. PENGOLAHAN DATA R M
1. Koding dan indeksing morbiditas dan masalah terkait dengan kesehatan
2. Koding dan indeksing Tindakan/ operasi
3. Koding dan indeksing Penyebab Kematian

III. AUDIT ISI R M
1. Penataan/ Asembling Rekam Medis
2. Analisis Kuantitatif Rekam Medis
3. Analisis Kualitatif Rekam Medis

IV. PENGARSIPAN R M
1. Penomoran Rekam Medis
2. Penyimpanan Rekam Medis aktif
3. Penjajaran Rekam Medis di rak penyimpanan
4. Pengambilan kembali (retrieving), Pendistribusian dan Pengembalian Rekam Medis
5. Pemilahan dan pemindahan Rekam Medis inaktif
6. Penilaian dan pemusnahan Rekam Medis inaktif

V. PENYAJIAN INFORMASI
1. Pelaporan Intern
2. Pelaporan Ekstern
3. Pengeluaran Informasi Medis lainnya

Pada modul ini yang akan kita bahas adalah proses IV yaitu PENGARSIPAN REKAM MEDIS
2. TUJUAN PEMBELAJARAN
A. TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM:
Pada akhir sesi ini, mahasiswa mampu : Mengelola perngarsipan Rekam Medis mulai dari sistim penomoran, memilih sistim penjajaran yang tepat, menjajarkan Rekam Medis proses pendistribusian dan pengembalian Rekam Medis serta mengelola rekam medis inaktif
B. TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS:
(Untuk Perekam Medis Pelaksana)
Pada akhir sessi Pengarsipan rekam Medis ini, mempunyai kemampuan:
1) Memahami kebijakan yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktif
2) Memahami prosedur yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktif
3) Dapat memahami berbagai lokasi penyimpanan
4) Dapat memahami berbagai system penyimpanan
5) Dapat menggunakan sistim penomoran Rekam Medis
6) Dapat mengambil kembali Rekam Medis yang akan digunakan
7) Dapat mendistribusi Rekam Medis ke unit yang membutuhkan
8) Dapat mengembalikan Rekam Medis yang telah digunakan
9) Dapat menjajar kembali Rekam Medis yang telah digunakan
10) Dapat memilah dan memindahkan Rekam Medis inaktif
11) Dapat melakukan alih media Rekam Medis inaktif

(Untuk Perekam Medis Pelaksana Lanjutan)
Pada akhir sessi Pengarsipan Rekam Medis ini, mampu melakukan:
1) Memahami kebijakan yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktif
2) Memahami prosedur yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktif
3) Dapat memahami berbagai lokasi penyimpanan
4) Dapat memahami berbagai system penyimpanan
5) Dapat menggunakan sistim penomoran Rekam Medis
6) Dapat mengambil kembali Rekam Medis yang akan digunakan
7) Dapat mendistribusi Rekam Medis ke unit yang membutuhkan
8) Dapat mengembalikan Rekam Medis yang telah digunakan
9) Dapat menjajar kembali Rekam Medis yang telah digunakan
10) Dapat memilah dan memindahkan Rekam Medis inaktif
11) Dapat melakukan alih media Rekam Medis inaktif
12) Dapat ikut serta dalam tim pemusnahan Rekam Medis inaktif

(Untuk Perekam Medis Penyelia)
Pada akhir sessi Pengarsipan Rekam Medis ini, mampu melakukan:
1) Merencanakan sistem pengarsipan RM
2) Membuat kebijakan yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktif
3) Membuat prosedur yang terkait pengarsipan Rekam Medis aktif dan inaktifngars
4) Dapat menata rak penjajaran sesuai dengan sistim yang digunakan
5) Dapat mengontrol kebenaran penjajaran Rekam Medis
6) Mengajukan sistim alih media Rekam Medis inaktif yang sesuai
7) Mengajukan sistim pemusnahan Rekam Medis inaktif yang sesuai
8) Ikut serta dalam tim penilaian dan pemusnahan Rekam Medis inaktif

3. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN
A. UNTUK PEREKAM MEDIS PELAKSANA
1) Cara menggunakan sistim penomoran Rekam Medis
2) Cara mengambil kembali Rekam Medis yang akan digunakan
3) Cara mendistribusi Rekam Medis ke unit yang membutuhkan
4) Cara t mengembalikan Rekam Medis yang telah digunakan
5) Cara menjajar kembali Rekam Medis yang telah digunakan
6) Cara memilah dan memindahkan Rekam Medis inaktif
7) Cara melakukan alih media Rekam Medis inaktif
B. UNTUK PEREKAM MEDIS PELAKSANA LANJUTAN
1) Cara menggunakan sistim penomoran Rekam Medis
2) Cara mengambil kembali Rekam Medis yang akan digunakan
3) Cara mendistribusi Rekam Medis ke unit yang membutuhkan
4) Cara mengembalikan Rekam Medis yang telah digunakan
5) Cara menjajar Rekam Medis yang telah digunakan
6) Cara memilah dan memindahkan Rekam Medis inaktif
7) Cara melakukan alih media Rekam Medis inaktif
8) Cara mengontrol kebenaran penjajaran Rekam Medis
C. UNTUK PEREKAM MEDIS PENYELIA
1) Cara menentukan sistem pengarsipan Rekam Medis
2) Cara menata rak penjajaran sesuai dengan sistim yang digunakan
3) Cara mengontrol kebenaran penjajaran Rekam Medis
4) Menentukan sistim alih media Rekam Medis inaktif
5) Menentukan sistim pemusnahan Rekam Medis inaktif
6) Menilai Rekam Medis inaktif
7) Menyiapkan berita acara pemusnahan Rekam Medis inaktif
4. LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PEMBELAJARAN

A. METODE
Metode pembelajaran Pengarsipan Rekam Medis dapat dilakukan secara :
1) Diskusi
2) SCL di kelas
3) Praktek di kelas dan di laboratorium
4) Praktek Kerja Lapangan di rumah sakit, puskesmas
B. ALAT BANTU
1) Kartu simulasi
2) Rekam Medis
3) Tracer
4) Rak penjajaran
5) Buku Ekspedisi
C. PROSES
1) Perekam Medis Pelaksana / Pelaksana lanjutan :menata dan menganalisis
a) Melaksanakan sistem pengarsipan
b) Melakukan penjajaran Rekam Medis
2) Perekam Medis Penyelia ;
Memilih sistem pengarsipan dan penjajaran Rekam Medis aktif dan inaktif, menata, mengontrol serta menilai dan menyiapkan rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan.

3) Panitia/ Subkomite Rekam Medis ;
Mengontrol pelaksanaan pengarsipan Rekam Medis menyampaikan laporan kepada Komite Medis yang akan memberikan feedback/ tindak lanjut terhadap laporan tersebut kepada direktur RS yang membawahinya